Onlinekommunikation
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Elektronischer Knigge
Netiquette und Verhaltensregeln für die berufliche und private Onlinekommunikation
Immer mehr wird privat und geschäftlich über das Internet kommuniziert. Dabei ist es auch hier sehr wichtig, bestimmte Regeln zu befolgen. Hauptsächlich bei der E-Mail-Kommunikation werden oft gravierende Formfehler begangen. In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie erfolgreich per E-Mail kommunizieren und Missverständnisse vermeiden: wichtige Grundlagen über Schreibstil und –form, Textformatierung, Betreffzeilen-Mails, Einsatz von Smileys/Emoticons, Chat-Kürzeln, das Versenden von Anhängen, Lesebestätigung und Autoresponder. Sie lernen effektive und praxisgerechte Lösungen gegen den E-Mail-Stress kennen – sowohl als Sender- als auch aus Empfängersicht.
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Rechtzeitige Antwort
... ohne "Medienbruch": E-Mails per E-Mail oder Telefon beantworten (nicht per Telefax oder Briefpost). Ausnahme: Der Absender wünscht eine Antwort auf einem anderen Kommunikationsweg.
Kann der Grundton einer E-Mail nicht zweifelsfrei interpretiert werden, vor Fehlinterpretation nachfragen, ob und was los ist. Konflikte oder Eskalationen vermeiden, indem Sie das Gespräch unter vier Augen suchen oder zum Telefon greifen.
Wütend oder aufgebracht über eine E-Mail? Dann nicht sofort auf diese E-Mail antworten! Zu schnell wird unsachlich / emotional formuliert, was beim Kommunikationspartner verletzend oder konfliktfördernd ankommen kann. Eventuell E-Mail schreiben, abspeichern, eine Nacht darüber schlafen.
Betreff
Aussagekräftigen Betreff wählen
Bei längeren E-Mail-Kommunikationen die Antworten-Kürzel "RE" bzw. "AW" in der Betreffzeile reduzieren
Anrede / Verabschiedung
Eine zu vertrauliche Anrede ist besonders bei Frauen unbeliebt! Schreiben Sie "Sehr geehrte ...", Guten Tag, Frau ...." oder "Hallo ...."
"Guten Morgen" / "Guten Abend" sollten z.B. nur verwendet werden, wenn Ihre E-Mail höchstwahrscheinlich zu diesem Zeitpunkt vom Empfänger gelesen wird.
Nicht verwendet werden sollte "Hi"!
Die Verabschiedung sollte in der gleichen Förmlichkeit gewählt werden wie die Anrede.
Schreibstil / Form
Keine durchgehende Großschreibung! Dies wird in E-Mails nicht als Hervorhebung angesehen, sondern als ANSCHREIEN!
Alles klein zu schreiben kommt eventuell beim Leser ebenfalls negativ an - als Geringschätzung.
Also sollte wohl auch für E-Mails Groß- und Kleinschreibung inklusive richtiger Interpunktion gelten.
Nach einer Frage nicht nur ein "?" sondern gleich drei "???" davon zu setzen wirkt fordernd, aufdringlich. Auch drei "!!!" im Text wirken eher negativ und sollten eventuell nur nach einem "Danke" verwendet werden.
Der Empfänger kann beim Lesen der E-Mail weder Mimik noch Tonfall mitbekommen. Dadurch entstehen schnell Missverständnisse. Daher sind Ironie, Humor und flapsige Bemerkungen eher zurückhaltend anzuwenden. Eventuell können sogenannte Emoticons, Chatkürzel, Smyileys dazu gesetzt werden, aber niemals in geschäftlichen E-Mails.
Und: Bitte die Rechtschreibkontrolle auch bei diesem schnellen Kommunikationsmedium nicht vergessen!
Formatierung des Textes
Linksbündiger Text, wenig Formatierung also sparsamer Einsatz von Farben, Effekten, (Hintergrund-)Animationen.
Ausreichender Kontrast zwischen Schriftfarbe und Hintergrundfarbe.
Anhänge
Umfangreiche Anhänge nur nach Anfrage versenden. Als akzeptable Größen für Anhänge gelten ca. 30 KB - 300 KB (in der Summe).
Achtung: Manche Server filtern bestimmte Dateiformate oder zu große Dateien aus. Auch deshalb vor Versand erst beim Empfänger nachfragen. Von den meisten Mailservern sollten Formate wie PDF, JPG, GIF, PNG und TXT akzeptiert werden.
Ausführbare Programme oder Officedateien (mit Makros) sollten nicht unaufgefordert verschickt werden.
Links
http://www.ids-mannheim.de/grammis/orbis/net/netknig2.html (Institut für Deutsche Sprache)
Netiquette / Chatiquette bei Wikipedia
Bei Verstoß gegen die Netiquette drohen Sanktionen wie Ausschluss aus Diskussionsforen bzw. Nutzergruppen. Deshalb: Zurückhaltendes und tolerantes Verhalten gegenüber Anderen!
Seiten bei Wikipedia zu Netiquette und Chatiquette
Kleine Auswahl an Smileys
| :-) | gutgelaunt, freundlich |
| :-( | traurig, schlecht gelaunt |
| ;-) | zwinkernd, nicht so ernst gemeint |
| :-o | erschrocken, schockiert |
| :-P | jemandem die Zunge rausstrecken |
| :*) | Betrunken sein |
| :-x | kleines Küsschen |
| :-* | Kuss |
| O:-) | Unschuldsengel (mit Heiligenschein) |
| $-) | Geldgierig |
| :-@ | wütend, erbost |
| !-) | halb blind |
